騰訊企業(yè)郵箱教您書(shū)寫(xiě)外貿(mào)郵件的技巧

作者：企業(yè)郵箱    發(fā)布時(shí)間：2019-12-19 10:41:15  訪(fǎng)問(wèn)量：3342  

　　外貿(mào)業(yè)務(wù)最常見(jiàn)的溝通方法就是郵件，一封好的郵件可以幫您開(kāi)發(fā)更多的客戶(hù)，所以寫(xiě)好一封郵件很重要。不管您是做什么產(chǎn)品外貿(mào)，寫(xiě)郵件的重點(diǎn)都是差不多的，從郵件標(biāo)題，郵件信頭，郵件正文，到郵件落款。今天給大家分享一些用騰訊企業(yè)郵箱書(shū)寫(xiě)郵件的小技巧，讓您更好的提高業(yè)務(wù)水平。

　　一、郵件主題

　　郵件的主題一定要簡(jiǎn)單扼要，符合郵件的主題內(nèi)容。大多都是以客戶(hù)所需的產(chǎn)品名稱(chēng)作為郵件的主題。

　　注意郵件主題要盡量避免使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，避免使用大寫(xiě)字母縮寫(xiě)形式，以免郵件被過(guò)濾掉，使客戶(hù)無(wú)法接收到我們的郵件。

　　對(duì)于同一主題下的郵件往來(lái)，盡量在原郵件回復(fù)，便于雙方了解事件的進(jìn)展。如果有新事件需要聯(lián)系時(shí)，要用新的郵件新的主題回復(fù)，避免造成誤解。

　　二、郵件抄送

　　在發(fā)送郵件時(shí)，要根據(jù)郵件的具體內(nèi)容抄送給自己的主管和相關(guān)崗位的工作人員，這樣做的好處就是讓客戶(hù)感到你的公司很正規(guī)很系統(tǒng)，提升公司在客戶(hù)心目中的形象;同時(shí)讓相關(guān)人員了解掌握相關(guān)內(nèi)容，減少溝通成本;讓主管可以隨時(shí)跟進(jìn)監(jiān)督自己的業(yè)務(wù)情況，及時(shí)提出合理的指導(dǎo)和建議。

　　回復(fù)郵件時(shí)，“Reply all”抄送給客戶(hù)來(lái)函時(shí)抄送的其公司相關(guān)人員，這樣做既可以省去客戶(hù)收到你的郵件后要轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員的麻煩，又讓客戶(hù)感到溫暖。

　　三、郵件內(nèi)容

　　郵件內(nèi)容需要簡(jiǎn)明扼要，海外的客戶(hù)大多都不喜歡繞圈子，直接切入主題或許會(huì)取到不錯(cuò)的效果，但是在做到簡(jiǎn)而精同時(shí)，別忘了在簡(jiǎn)單的內(nèi)容中描述自己的產(chǎn)品特點(diǎn),同時(shí)也要注意以下幾點(diǎn)：

　　1、稱(chēng)呼

　　稱(chēng)呼屬于禮儀，禮儀講究的就是客尊原則，要注意對(duì)應(yīng)性。無(wú)論客戶(hù)首發(fā)還是后續(xù)郵件，如果客戶(hù)稱(chēng)呼你“Hi A”，你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是“Hi B”;如果客人郵件稱(chēng)呼“Dear Mr.名+姓”你的回復(fù)應(yīng)當(dāng)是“Dear Mr.名+姓”，不能搞反成“Dear 姓或者名”。

　　2、全面

　　客戶(hù)郵件中，如果提了三點(diǎn)要你回答的問(wèn)題。你回答了其中兩點(diǎn)就結(jié)束，且不管你這兩點(diǎn)回答的質(zhì)量多么專(zhuān)業(yè)、多么好，另外一點(diǎn)不回復(fù)，既不說(shuō)明為什么不能回復(fù)，更不交代何時(shí)回復(fù)。是丟三落四呢，還是對(duì)客人不夠尊重?換位思考，若你是客人，請(qǐng)問(wèn)你又作何感想?如果客戶(hù)問(wèn)題較多，為方便客戶(hù)可以在客戶(hù)原郵件問(wèn)題上標(biāo)注進(jìn)行回復(fù)。

　　3、及時(shí)

　　對(duì)于客戶(hù)的來(lái)函，必須秉持第一時(shí)間回復(fù)的原則，要了解客人所在地的時(shí)差，不能讓客人次日看到回復(fù)。如果不能及時(shí)回復(fù)客人郵件中提出的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)回復(fù)說(shuō)明何時(shí)答復(fù)復(fù)客人，并在承諾的時(shí)間內(nèi)予以答復(fù)。

　　4、重點(diǎn)

　　郵件的中內(nèi)容，要引起客人注意和重視。盡量不要使用紅色等顏色，因?yàn)閷?duì)于顏色的禁忌各國(guó)各有不同，稍有不注意就會(huì)引起客人的反感。比如：比利時(shí)人最忌藍(lán)色，如遇不祥之事，都用藍(lán)衣作為標(biāo)志;泰國(guó)忌紅色，認(rèn)為紅色是不吉利的顏色，因?yàn)閷?xiě)死人姓氏是用紅色;伊拉克 討厭藍(lán)色，視藍(lán)色為魔鬼，在日常生活中忌諱使用藍(lán)色... ... 所以函電中需要重點(diǎn)標(biāo)記的內(nèi)容，直接加重加粗就可以了。

　　5、禮貌

　　多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語(yǔ)句。另外，如果客人郵件中熱情地說(shuō)了一大堆，他是如何喜歡你的國(guó)家和城市，你回復(fù)時(shí)應(yīng)該禮貌性回一句“是啊!謝謝，你的國(guó)家也很美!”。你如果只字不提，那客人不是“熱臉貼了你的冷屁股”了嗎? 如果客戶(hù)郵件中說(shuō)：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回復(fù)的郵件中卻找不到與此所對(duì)應(yīng)的回復(fù)語(yǔ)句，那也屬于不禮貌的行為。

　　四、簽署落款

　　這一般包括發(fā)信人的姓名、職務(wù)外加公司的名稱(chēng)、地址、電話(huà)、傳真、網(wǎng)址等。一個(gè)漂亮的落款也顯示公司的正規(guī)和實(shí)力，如果不會(huì)弄，就找專(zhuān)業(yè)的人士設(shè)置一下吧，這是很有必要的!

　　使用騰訊企業(yè)郵箱寫(xiě)一封好的郵件能夠快速的吸引客戶(hù)的眼球，提高業(yè)務(wù)。這個(gè)你get到了嗎?趕緊行動(dòng)起來(lái)吧。

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